Muitos são os procedimentos a serem seguidos desde o protocolo, tramitação e destinação de um documento até o momento da sua classificação e guarda ou eliminação.

O arquivamento adequado de documentos no âmbito da administração pública deve ser tratado com seriedade e eficiência, pois sua perda ou eliminação incorreta pode acarretar processos administrativos e/ou judiciais, além de gerar transtornos e prejuízos para os cidadãos e o município, tanto no aspecto econômico quanto no aspecto histórico.

O Gerenciador Eletrônico de Documentos (GED) Softcam é uma ferramenta que contempla os principais recursos necessários para:

• Captura: produção ou digitalização de documentos para inserção no sistema;
• Organização: local de armazenamento do documento;
• Classificação: temporalidade de guarda do documento com destinação permanente ou eliminação;
• Pesquisa: filtros para localizar um documento de forma ágil quando necessário;
• Gestão: gerenciamento de caixas e processos de eliminação de documentos com prazo de guarda vencidos.

Com os avanços tecnológicos e as previsões da legislação é possível realizar a digitalização dos documentos físicos, passando por um processo de certificação digital, acompanhados de carimbo do tempo, transformando estes em arquivos eletrônicos permitindo a eliminação do papel.

A humanidade está avançando rapidamente em passos de gigante, faça parte do futuro, entre em contato com nossa equipe, conheça melhor nossas soluções, e conecte-se ao mundo digital.

Ao longo dos anos, a tecnologia veio se mostrando cada vez mais acessível e tornando possível a utilização de recursos modernos e avançados, com valores de aquisição cada vez menores.

Quando uma mente se abre ela jamais voltará ao seu tamanho original.

A informatização do plenário está ao alcance de todos, bastando analisar a solução que melhor atende suas necessidades dentro da sua realidade.

Em uma rápida pesquisa de mercado podemos observar que existem produtos e soluções plenárias em diversas versões e valores.

No momento da contratação desse tipo de software, o gestor deve se manter atento às soluções que lhe são apresentadas, pois temos muitos cases de mercado que nos mostram que preço não é sinônimo de qualidade e que, muitas vezes, a entidade acaba contratando um produto com alto custo e baixo nível de desempenho, funcionalidades e assistência no momento em que seu funcionamento torna-se primordial.

É comum acompanharmos a transmissão ao vivo das sessões plenárias e nos depararmos com o presidente da entidade frustrado pelo fato de que, no momento que se iniciam as votações, o software apresenta problemas.

Sabemos que a tecnologia nem sempre é perfeita e que, geralmente, ocorrem bugs em softwares. Porém, esse tipo de ocorrência deve ser a exceção e não a regra, pois um erro eventual pode ser tolerável, porém sua recorrência não é aceitável.

Para um melhor entendimento do assunto, podemos analisar as eleições de 2020, onde, no momento da apuração dos votos, o sistema apresentou problemas. Esses, por sua vez foram solucionados e, mesmo com um certo atraso, mostraram-se eficientes, apresentando o resultado das votações algumas horas depois do encerramento.

Comparando com as eleições dos Estados Unidos, podemos ver claramente a eficiência e a importância da tecnologia a nosso favor, pois mesmo em um país de primeiro mundo a votação teve um andamento lento e pouco confiável. Prova disso, é que o caso foi judicializado por indícios de irregularidades.

A gigantesca Microsoft revolucionou o mundo com o sistema operacional Windows e, por mais que ouvimos relatos de usuários criticando, relatando travamentos e falhas de segurança, não trocam por outro.

Neste contexto, nos tornamos mais suscetíveis aos comportamentos tecnológicos e ficamos mais preparados para uma análise sobre o que devemos observar e esperar de um software de gestão plenária.

É importante ter em mente que o melhor software para minha entidade é aquele que atende minhas necessidades, possui uma taxa de eficiência aceitável, assistência de qualidade e uma equipe com boa disponibilidade nos momentos em que se faz necessário um suporte para situações pontuais.

A proposta do sistema de votação eletrônica Softcam é entregar aos usuários uma solução calibrada para o seu tipo de necessidades e demandas, tornando o valor acessível e atrativo, e proporcionando uma experiência de uso com alto nível de qualidade.

Nosso software está disponível em duas versões: online, onde tudo acontece em nuvem sem a necessidade de instalação ou configuração de servidores na sede da entidade, e intranet, na qual instalamos e configuramos um servidor na rede local da entidade possibilitando a execução dos trabalhos mesmo em municípios onde a disponibilidade e qualidade da banda de internet não possui bom desempenho.

O software é composto pelo painel de gerenciamento da sessão, no qual o presidente ou um operador conduz a apresentação das propostas constantes na pauta da sessão, abrindo para leitura, inscrição para discussão, cronometro e votação.

O telão é responsável por apresentar o andamento das atividades para os vereadores e público presente no plenário, exibindo o conteúdo das matérias que estão sendo lidas ou discutidas, cronometragem do tempo com foto do vereador que faz uso da palavra, apartes e a apuração e resultado das votações.

O módulo de corte de microfones também está presente em nossas soluções e realiza o controle automático da liberação e bloqueio dos áudios quando os tempos de fala são iniciados ou encerrados.

Os vereadores possuem em suas telas todas as informações pertinentes à presente sessão e podem interagir virtualmente com cliques para se inscreverem na discussão de matérias ou registrarem seus votos.

Ao final da sessão, todos os resultados registrados ficam à disposição do público em geral, aumentando o grau de transparência das informações e evitando erros humanos na digitação dos votos.

Quando se trata de inovação a Softcam é sempre destaque.
Com a pandemia do COVID-19 todos os nossos clientes puderam contar com o sistema de votação online, onde mesmo estando fora da sede da entidade todas as votações puderam ser realizadas normalmente.

Para contribuir com a continuidade do serviço legislativo no país também disponibilizamos por alguns meses uma versão gratuita do sistema de votação online para municípios que não possuíam nenhum tipo de solução neste momento ímpar vivido por todos nós.

A ata da sessão também é conectada com o sistema de votação, transferindo informações automaticamente e agilizando sua elaboração.

Para quem já conhece as soluções e serviços Softcam fica fácil entender o que estamos explicando neste texto, pois trata-se de um sistema robusto, com alto nível de tecnologia aliado a um custo-benefício extremamente vantajoso e uma equipe de suporte sempre disponível, e, para aqueles que ainda não nos conhecem, abrimos nossas portas com imensa satisfação para sanar dúvidas e apresentar o que há de melhor em soluções legislativas no mercado brasileiro, aprovado e recomendado por quem mais entende desse assunto, os nossos clientes.

A humanidade está avançando rapidamente em passos de gigante, faça parte do futuro, entre em contato com nossa equipe, conheça melhor nossas soluções, e conecte-se ao mundo digital.

Com o avanço tecnológico e o amplo acesso da população à internet, o hábito de ler jornal impresso, aos poucos, está sendo extinto. Os grandes jornais mundiais, sentindo os impactos desta evolução, atualizaram a maneira com a qual oferecem conteúdo aos leitores.

Em uma estratégia para se manter atrativo aos assinantes, um jornal ofereceu “tablets” aos leitores para acompanharem as notícias, porém, esta ação se mostrou ineficaz e tornou-se obsoleta tão rápido quanto foi inventada, dando lugar aos aplicativos para celulares.

Por comodidade muitos municípios acabam realizando a publicação de suas normativas em diários oficiais estaduais, não levando em conta o grau de dificuldade que o cidadão enfrenta ao pesquisar as publicações legais do seu interesse em meio a milhares de outras publicações.

O diário oficial Softcam é instituído na entidade com previsão legal e disponibiliza única e exclusivamente as publicações deste Poder, facilitando o acompanhamento da população diretamente no portal da Câmara Municipal, possibilitando a consulta mesmo em edições anteriores sem a necessidade de guardar recortes de jornais como ocorreu por muito tempo.

A publicação de documentos no diário oficial Softcam é realizada de forma fácil e rápida, bastando apenas um clique do usuário para publicar ou retirar documentos da edição que é gerada automaticamente todos os dias, certificada digitalmente e disponibilizada no portal da Câmara Municipal.

Além de toda a segurança da criptografia dos certificados digitais, a Softcam também oferece aos seus clientes o carimbo de tempo em todas as edições do diário oficial gerando documento probatório incontestável.

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Uma das formas de se observar isso é a aplicação de assinatura digital nos documentos, dispensando a necessidade de impressão e dessa forma reduzindo o consumo de papel. Mas as vantagens não param por aí!

O armazenamento correto de documentos em um arquivo físico exige alguns cuidados, tais como a temperatura do ambiente, iluminação correta, controle de umidade, higiene e uso de EPIs em seu manuseio, ocasionando gastos com energia, ocupação de espaço e tempo dos profissionais responsáveis pela guarda, organização e sua localização quando necessário.

Além disso, ainda temos o fator segurança, pois muitas vezes o local de armazenamento sofre com alagamentos, incêndios e outros eventos que causam a perda permanente e irreversível dos documentos.

Além dos documentos originais, cópias também são geradas, aumentando o consumo de papel, tinta de impressão, energia e tempo dos profissionais envolvidos.

Onde existe uma deficiência surge uma oportunidade e, diante disso, a Softcam prospectou e desenvolveu soluções eficientes a fim de tornar os processos mais ágeis, seguros e sustentáveis, encurtando distâncias, otimizando tempo, reduzindo custos e simplificando a forma com que os documentos são produzidos, assinados, disponibilizados e armazenados.

Proporcionamos aos nossos clientes a possibilidade de elaboração de documentos digitais de forma totalmente online, e a coleta de assinaturas de todos os signatários envolvidos diretamente em seus celulares a partir de qualquer lugar do mundo com acesso à internet.

Imagine quantas vezes um vereador, advogado, servidor ou presidente necessitam ir até a sede da Câmara Municipal somente para assinar documentos. Ou pior, quantas vezes o município sofre com prejuízos por perda de prazos legais para apresentação de projetos. Este deslocamento requer o empenho de tempo, riscos e gastos com veículo, sem contar o estresse que o trânsito nos causa afetando nossa qualidade de vida.

O módulo de assinaturas digitais Softcam foi desenvolvido pensando na responsividade e usabilidade, proporcionando ao signatário um ambiente simples, fácil e amigável, tornando o produto atrativo para todos os perfis de usuário, seja ele bem instruído ou leigo no ambiente tecnológico.

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Nossa solução foi moldada para oferecer recursos tecnológicos modernos e eficientes no controle das tramitações e prazos que devem ser observados na gestão legislativa, pois entender e respeitar o rito do Processo Legislativo é fundamental para elaborar Leis com qualidade e constitucionalidade.

A gestão de processo legislativo Softcam proporciona uma experiência que supera as expectativas dos usuários, com usabilidade e padronização das sessões do sistema combinado ao que há de mais moderno em matéria de tecnologia de computação em nuvem “cloud computing”, tornando o aprendizado fácil e o trabalho mais organizado e agradável.

“Não é aceitável que em pleno século XXI um gestor necessite se deslocar até a sede da entidade para assinar um documento sendo que existem recursos tecnológicos que possibilitam a assinatura de forma on-line a partir de qualquer lugar do mundo”.

Para explicar melhor como as matérias legislativas são tratadas no sistema Softcam exemplificaremos simulando a tramitação de um projeto apresentado de forma virtual ao Legislativo partindo do Executivo.

Com um usuário devidamente registrado no sistema o Poder Executivo cadastra o projeto, assina digitalmente e remete para ser protocolado na Câmara Municipal.

O setor Legislativo competente recebe um alerta no celular e no sistema informando que o projeto encontra-se aguardando protocolo. Ao ser protocolado o projeto recebe numeração automaticamente e dispara aviso ao remetente sobre sua situação atual.

A inclusão do projeto na Pauta da Sessão pode ser realizada no momento do protocolo ou posteriormente conforme as políticas da entidade. Na medida em que as matérias legislativas são incluídas na pauta o sistema vai elaborando o esboço do roteiro a ser aprovado pela presidência separando o expediente e ordem do dia para posteriormente ser apreciado pelo plenário.

Após a leitura e conhecimento do plenário sobre a entrada do projeto na Casa encerramos a fase da Iniciativa.

Seguindo o rito do processo legislativo entramos na fase de Instrução e o projeto é encaminhado para as comissões competentes onde será analisado e receberá seus pareceres de forma digital. Nesta fase também podem ser adicionadas Atas de Comissões e Pautas de Comissões e apresentadas Emendas ao projeto afim de sugerir modificações em seu texto.

Com os pareceres devidamente a presentados entramos na fase de Deliberação onde o projeto será novamente adicionado na pauta para ser discutido e votado na ordem do dia da sessão subsequente. Quando contiver emendas essas serão também adicionadas na pauta para serem apreciadas em plenário.

A Softcam oferece o sistema on-line de cronômetro para controlar os tempos das discussões e votação para que as matérias possam ser votadas através de dispositivos como tablets, celulares, notebooks ou computadores.

A elaboração da Ata da Sessão Plenária é automatizada e conectada com a pauta e o sistema de votação, relacionando todas as matérias apreciadas bem como os resultados das votações.

Com a Deliberação conclusa passamos a fase de Revisão do projeto, onde serão aplicadas as técnicas legislativas e alterações do texto de acordo com as respectivas emendas apresentadas e aprovadas para então submeter a Redação Final ao Executivo Municipal através de ofício/autógrafo para que seja Sancionado ou Vetado. Em caso de veto o processo se repete obedecendo o mesmo fluxo do projeto proposto.

O Poder Executivo recebe avisos no celular e no sistema informando sobre o encaminhamento do projeto para Sanção, que pode ser realizada de forma on-line através de qualquer dispositivo com acesso à internet, possibilitando ao Chefe do Executivo a efetivação do ato com apenas um clique.

Com a Lei sancionada a publicidade deverá acontecer de forma proativa para que todos saibam que ela existe e deve ser cumprida. Para isso o sistema Softcam dispõe do Diário Oficial que faz as publicações de forma automatizada, certifica digitalmente, insere carimbo do tempo e publica no Portal da Câmara.

A transparência das informações é realizada de forma automática e disponibilizada no Site da Câmara Municipal, possibilitando o acompanhamento de toda a documentação, tramitação e relacionamentos do projeto desde seu protocolo até sua conclusão.

Este exemplo mostra de forma superficial a tramitação de um projeto, porém na prática o sistema oferece milhares de recursos e possibilidades de parametrizações que ajustam seu uso de acordo com o Regimento Interno da sua Casa Legislativa.

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